Gesprekken/Verslagen – gebruiker
Doel van de gesprekscyclus
De gesprekscyclus is een hulpmiddel om gesprekken tussen medewerker en leidinggevende goed voor te bereiden en samen gemaakte afspraken duidelijk vast te leggen. De cyclus geeft inzicht in alle fasen van het traject: het begin-, tussen- en eindgesprek. Je ziet precies wanneer welke stap moet worden uitgevoerd en hoe jullie deze samen tot een goed resultaat brengen.
Tijdens de cyclus kun je notities, acties en afspraken tussentijds aanvullen of aanpassen. Bij een nieuwe cyclus kun je eenvoudig eerdere afspraken overnemen, zodat je altijd verder bouwt op wat eerder is besproken.
De daadwerkelijke agendaplanning van gesprekken gebeurt niet in de module zelf. De gesprekscyclus gebruik je om alle inhoud, afspraken en voortgang overzichtelijk vast te leggen; het inplannen van de gesprekken doe je via je eigen agenda.
Starten van een Gesprek of Verslag
De gebruiker gaat in het systeemmenu naar Gesprekscyclus/POP (de naam kan variëren).
Via deze functie start je een nieuw verslag/gesprek met je leidinggevende.
De start:
1. Selecteer de leidinggevende
In het scherm dat opent kies je de leidinggevende met wie je het gesprek wilt voeren.
Als jouw team meerdere managers heeft, worden deze allemaal weergegeven.
Selecteer:
- De gesprekspartner (leidinggevende)
- Eventueel aanvullende deelnemers
Klik vervolgens op Opslaan.
Daarna verschijnt de nieuwe regel in de lijst met gesprekken. Als je al eerdere verslagen hebt, komt er een nieuwe regel bij.
Doelen en Verslag
Klik op de knop om je doelen en verslag/evaluaties te openen.
- Als de datum van de eindevaluatie al is geweest, kun je deze openen.
- Als deze datum in de toekomst ligt, wordt de evaluatie nog niet weergegeven.
Dit werkt hetzelfde voor de tussenevaluatie.
Indien beschikbaar kun je eerdere doelen en afspraken toevoegen.
2. Onderwerpen selecteren
Voordat je begint selecteer je de onderwerpen en sla je deze op.
3. Gespreksverslag invullen
Daarna kun je doelen toevoegen via het plus-icoon.
Bij elk doel kun je de stappen en afspraken invullen die je met je leidinggevende maakt.
Onderaan wordt in het logboek automatisch geregistreerd welke handelingen zijn uitgevoerd.
Je kunt vervolgens een PDF genereren met alle informatie bij elkaar.
Let op:
Afspraken leg je vast in het verslag, maar het agendaitem plan je zelf in buiten de module.
Kies deze knop:
4. Doelen in de evaluaties
Elk aangemaakt doel komt automatisch terug in:
- De Tussenevaluatie
- De Eindevaluatie
De evaluaties worden pas beschikbaar in de maand die bovenaan je pagina staat aangegeven.
Na het opslaan kun je de evaluatie accepteren via de knop rechtsboven.
De evaluatie klapt dan in en toont een compacte balk.
Je kunt deze daarna opnieuw weergeven of heropenen.
5. Afronding door beide partijen
Wanneer jij én je leidinggevende/beoordelaar de evaluaties hebben geaccepteerd, ontvangen jullie beiden een bevestigingsmail.
Je leidinggevende kan vervolgens een afspraak inplannen buiten het systeem. Zodra dit is gedaan, ontvang jij automatisch een e-mail met directe link naar het verslag.
Automatische E-mails
Er zijn drie soorten e-mailmeldingen (indien door de beheerder ingeschakeld):
- Nieuwe Gesprekscyclus beschikbaar – Medewerker
- Evaluatie beschikbaar – Medewerker en/of leidinggevende
- Evaluatie nog niet definitief – Medewerker, leidinggevende en/of beheerder
- Managers gespreksverslag – Beheerder
Configuratie van de Gesprekscyclus (Beheerder)
Je stelt de gesprekscyclus in via:
POP > Instellingen > Configuratie Gesprekscyclus
Hier configureer je:
Evaluatievragen
De cyclus per team
Notificaties
Onderwerpen
1. Gesprekscyclus per team
In deze tabel leg je per team vast in welke maanden de onderdelen van de cyclus beschikbaar komen.
De rij Standaard bepaalt de instellingen voor teams waarbij “Gebruik standaard” is aangevinkt.
Op de eerste dag van de ingestelde maand wordt een evaluatie beschikbaar.
Voorbeeldconfiguratie:
| Team | Start Gesprekscyclus | Tussenevaluatie | Eindevaluatie |
|---|---|---|---|
| Standaard | Februari | September | December |
| X-men | Gebruik standaard | Gebruik standaard | Gebruik standaard |
| Guardians of the Galaxy | Gebruik standaard | Gebruik standaard | Gebruik standaard |
| Onbekend | Gebruik standaard | Gebruik standaard | Gebruik standaard |
| Marvel | Gebruik standaard | Gebruik standaard | Gebruik standaard |
Klik op Opslaan om de instellingen te bevestigen.
2. Instellen van notificaties
Geef per notificatie aan wanneer en aan wie een bericht wordt verzonden.
Elke notificatie bestaat uit een e-mail aan de betreffende gebruiker.
Overzicht van alle notificaties
Er zijn verschillende notificaties die gedurende de gesprekscyclus naar medewerkers, leidinggevenden en beheerders verstuurd kunnen worden. Hieronder staat een tekstueel overzicht van alle beschikbare meldingen, inclusief de mailcodes en het moment waarop de notificatie wordt verzonden.
1. Nieuwe Gesprekscyclus beschikbaar – Medewerker
Mailcode: PPNEWE
Deze notificatie wordt 1 dag na de startdatum van de gesprekscyclus naar de medewerker gestuurd.
2. Evaluatie beschikbaar – Medewerker
Mailcode: PENEWE
Deze melding wordt 1 dag nadat de evaluatie beschikbaar is geworden naar de medewerker verstuurd.
3. Evaluatie beschikbaar – Leidinggevende
Mailcode: PENEWM
Deze melding wordt 1 dag nadat de evaluatie beschikbaar is geworden naar de leidinggevende verstuurd.
4. Evaluatie nog niet definitief – Medewerker
Mailcode: PEINCE
Deze melding wordt 1 dag nadat de evaluatie beschikbaar is, verzonden wanneer deze nog niet definitief is gemaakt door de betrokken partijen.
5. Evaluatie nog niet definitief – Leidinggevende
Mailcode: PEINCM
Deze melding wordt 1 dag nadat de evaluatie beschikbaar is verzonden als herinnering voor de leidinggevende om de evaluatie af te ronden.
6. Evaluatie nog niet definitief – Beheerder
Mailcode: PEINCH
Deze melding wordt 1 dag nadat de evaluatie beschikbaar is naar de beheerder gestuurd, zodat deze op de hoogte blijft van openstaande evaluaties.
Klik op Opslaan om de notificatie-instellingen vast te leggen.
Aanpassen van e-mails
Alle bovenstaande notificaties maken gebruik van vooraf ingerichte e-mailtemplates.
Deze kun je zelf aanpassen via:
👉 Beheer > Instellingen > E-mails
Daar zoek je eenvoudig op de genoemde mailcodes (bijvoorbeeld PPNEWE, PENEWE of PEINCH) om de juiste e-mail te openen en te bewerken. Je kunt hier onder andere:
- De tekst wijzigen
- De onderwerpregel aanpassen
- Extra instructies toevoegen
3. Onderwerpen beheren
Hier beheer je welke onderwerpen beschikbaar zijn binnen de Gesprekscyclus.
Mogelijkheden:
- Onderwerpen activeren of deactiveren
- Onderwerpen verplicht maken
- Onderwerpen verwijderen (alleen als deze niet in gebruik zijn)
Let op:
Als alle actieve onderwerpen verplicht zijn, wordt het keuzeblok automatisch verborgen. De gebruiker hoeft dan niets meer te selecteren.
Klik op Opslaan om wijzigingen door te voeren.
4. Evaluatievragen instellen
Je hebt de mogelijkheid om voor zowel de tussenevaluatie als de eindevaluatie zelf vragen vast te leggen.
4.1 Tussenevaluatie
De tussenevaluatie is bedoeld om voortgang te beoordelen en knelpunten te signaleren.
Instellingen die je kunt aanpassen:
- Aantal vragen per doel
- Vragen voor de medewerker
- Vragen voor de leidinggevende
Voorbeeld van conceptvragen:
- Vragen voor medewerker: opnieuw invullen
- Vragen voor leidinggevende: test, test en overige voorbeeldteksten verwijderen of corrigeren
4.2 Eindevaluatie
De eindevaluatie sluit het traject af en kijkt naar behaalde doelen en resultaten.
Instellingen die je kunt aanpassen:
- Vragen per doel
- Vragen voor medewerker
- Vragen voor leidinggevende
Voorbeeld van aangeleverde conceptvragen:
- Voor medewerker: test test
- Voor leidinggevende: Vraag voor LG
Controleer deze teksten altijd op volledigheid en toon, en pas ze aan waar nodig.
Klik op Opslaan om alle evaluatievragen te bewaren.
Samenvatting
Met de instellingen binnen POP > Instellingen > Configuratie Gesprekscyclus kun je:
- Gesprekscycli per team bepalen
- Notificaties inrichten voor medewerkers, leidinggevenden en beheerders
- Onderwerpen beheren en verplicht stellen
- Alle evaluatievragen volledig zelf configureren
Als manager werk je namelijk in hetzelfde dashboard > systeemmenu > als je medewerker, maar heb je ook nog extra opties.
Leidinggevende Gesprekscyclus instellen
Binnen POP > Instellingen kun je kiezen voor Leidinggevende gesprekscyclus. In dit onderdeel beheer je de lijst met leidinggevenden die gekozen kunnen worden als beoordelaar tijdens de Gesprekscyclus.
Hiermee bepaal je dus wie medewerkers kunnen selecteren als leidinggevende in hun gesprekken.
1. Wat doet deze functie?
In deze module kun je leidinggevenden toevoegen zodat zij beschikbaar zijn als beoordelaar binnen:
- De start van de Gesprekscyclus
- De tussenevaluatie
- De eindevaluatie
Wanneer een leidinggevende is toegevoegd, verschijnt deze in het keuzemenu voor medewerkers en beheerders die een gesprek starten of beoordelen.
2. Leidinggevende toevoegen
Volg deze stappen om een nieuwe leidinggevende beschikbaar te maken:
- Ga naar POP > Instellingen
- Kies Leidinggevende gesprekscyclus
- Klik op Toevoegen
- Selecteer de gebruiker/medewerker en de leidinggevende moet worden ingesteld > dus die niet in de normale tabel als leidinggevende staat.
- Sla de wijziging op
De gebruiker staat nu in de lijst en kan worden geselecteerd als beoordelaar.
3. Leidinggevende bewerken of verwijderen
Bewerken
- Klik wijzigen op de betreffende regel
- Pas de gegevens aan
- Klik op Opslaan
Verwijderen
- Klik op verwijderen op de regel.
- Let op: verwijderen kan alleen wanneer de leidinggevende niet gekoppeld is aan lopende gesprekscycli
4. Wanneer verschijnt een leidinggevende als optie?
Een leidinggevende wordt zichtbaar voor medewerkers wanneer:
- De gebruiker is toegevoegd via deze lijst
- De medewerker of beheerder een nieuwe cyclus, tussenevaluatie of eindevaluatie opent
- De leidinggevende niet is gedeactiveerd of verwijderd
Dit zorgt voor een gecontroleerde en eenduidige selectie van beoordelaars.
Samenvatting
Met Leidinggevende gesprekscyclus kun je:
- Leidinggevenden toevoegen die beschikbaar moeten zijn als beoordelaar
- De lijst beheren en opschonen
- Zekerstellen dat medewerkers altijd de juiste leidinggevende kunnen selecteren
Rapportage POP – Gesprekscyclus
Via POP > Instellingen vind je in de zwarte bovenbalk de optie POP – Gesprekscyclus binnen het onderdeel Rapportage.
In deze rapportage krijg je als beheerder een volledig overzicht van alle gesprekscycli binnen de organisatie.
Deze pagina helpt je snel inzicht te krijgen in:
- De status van de Gesprekscyclus per medewerker
- Welke leidinggevende is gekoppeld als beoordelaar
- Het team waarin de medewerker valt
- De startdatum, tussenevaluatie en eindevaluatie
- Welke cycli nog beschikbaar, in bewerking of afgerond zijn
1. Overzicht van resultaten
Na het openen van POP – Gesprekscyclus zie je een tabel met alle registraties. In dit overzicht staan onder andere:
- Kenmerk (uniek nummer van de cyclus)
- Medewerker
- Manager (leidinggevende die is gekoppeld)
- Team
- Startdatum van de cyclus
- Status tussenevaluatie
- Status eindevaluatie
Voorbeeld van weergegeven statussen:
- Beschikbaar
- Nog niet beschikbaar
- In bewerking
- Geaccepteerd medewerker
- Geaccepteerd leidinggevende
- Afgerond (indien aanwezig)
De tabel is volledig doorzoekbaar en kan worden gefilterd.
2. Filtermogelijkheden
Boven het resultaatoverzicht vind je diverse filters waarmee je gericht kunt zoeken. Je kunt filteren op:
- Medewerker
- Manager
- Team
- Startdatum (van en t/m)
- Status tussenevaluatie
- Status eindevaluatie
Deze filters maken het eenvoudig om bijvoorbeeld:
- Alle openstaande gesprekken binnen één team te bekijken
- Per leidinggevende te zien welke evaluaties nog niet zijn afgerond
- Te controleren of de juiste gesprekken per maand beschikbaar zijn gekomen
De filters zijn direct toepasbaar; het overzicht wordt automatisch bijgewerkt.
3. Wat kun je doen met deze rapportage?
Deze rapportage ondersteunt beheerders bij:
- Het monitoren van de voortgang van de Gesprekscyclus
- Het opsporen van medewerkers waarbij gesprekken nog niet beschikbaar zijn
- Het signaleren van incomplete evaluaties
- Het controleren of managers hun acties hebben afgerond
- Het nagaan of de configuratie (startmaanden, leidinggevenden, onderwerpen) correct werkt
De rapportage biedt hiermee een volledig en actueel overzicht van alle gesprekken binnen de organisatie.
Samenvatting
Via POP > Instellingen > Rapportage > POP – Gesprekscyclus krijg je toegang tot een uitgebreid overzicht van alle evaluatiecycli. Je kunt daarin:
- Resultaten bekijken
- Statussen controleren
- Filteren op medewerker, manager, team en datum
- De voortgang per cyclus monitoren
Managers/Leidinggevende gespreksverslag – manager
Wanneer de notificaties zijn ingericht in POP > Instellingen > Configuratie Gesprekscyclus, kan de manager twee soorten meldingen ontvangen. Deze meldingen ondersteunen de voortgang en afronding van het evaluatieproces.
1. Evaluatie beschikbaar
De manager krijgt een melding zodra een evaluatie (tussenevaluatie of eindevaluatie) voor hem of haar beschikbaar komt.
Via deze mail weet de manager dat het gesprek door de medewerker is ingevuld en dat de manager het kan bekijken en accepteren.
Doel van deze melding:
- Informeren dat het gesprek klaarstaat
- Manager kan de evaluatie openen
- Manager kan het onderdeel Evaluatie accepteren uitvoeren
2. Evaluatie nog niet definitief
Deze melding wordt verzonden wanneer de evaluatie al beschikbaar is, maar nog niet is afgerond of definitief is gemaakt door de manager.
Doel van deze melding:
- Herinneren dat de evaluatie nog in bewerking is
- Manager aansporen om het gesprek af te ronden
- Voorkomen dat gesprekken open blijven staan
Samengevat
Als de configuratie correct staat ingesteld, ontvangt de manager:
Melding 1: Evaluatie beschikbaar
- Moment: zodra de medewerker zijn deel heeft ingevuld
- Actie: manager kan de evaluatie openen en accepteren
Melding 2: Evaluatie nog niet definitief
- Moment: wanneer de evaluatie nog openstaat
- Actie: manager wordt herinnerd om het gesprek af te ronden
