De Go Live is het moment dat het LMS wordt vrijgegeven aan alle medewerkers. Vanaf dat moment kunnen zij inloggen en het LMS gebruiken.
Voorbereiding
Vóór de Go Live moeten een aantal voorbereidingen worden getroffen:
- Als je wilt dat het LMS een welkomstmail stuurt ter introductie van het LMS, dan moet de email met code CUSER goed gevuld zijn met de gewenste introductietekst. Hierin vertel je iets over het LMS. Wat is het, waarom is het er, wat kun je ermee en hoe krijg je toegang. Het is veelal een tijdelijke tekst, specifiek voor het Go Live-moment.
- Als na Go Live alle medewerkers een email hebben ontvangen pas je de email met code CUSER aan. Dit is namelijk de mail die mensen krijgen als ze nieuw in dienst komen. Dit vraagt (waarschijnlijk) om een iets andere en duurzame tekst.
- Als mensen alléén met Single Sign On toegang mogen/kunnen krijgen, dan moet in het LMS ingesteld worden dat de e-mail geen wachtwoord bevat waarmee de medewerker kan inloggen. Die instelling doet de implementatieconsultant van BCS Learning.
- Ruim voor Go Live controleer je of het LMS emails verstuurt en dat deze niet in de SPAM-box terecht komen. Je gebruikt hiervoor de functie E-mail onder Beheer > Informatie. Neem contact op met je ICT-afdeling als de e-mails niet aankomen (geweigerd) of in de SPAM terecht komen.
- Controleer in Instellingen > Algemeen of het afzenderadres voor alle mails correct is ingevuld alsook het algemene mailadres van de beheerders van het LMS.
- Samen controleren we de juistheid en volledigheid van de gegevens uit de koppeling met het personeelssysteem. In het bijzonder testen we de juiste filtering van teams en/of functies zodat in de volgende stap geen medewerkers worden toegevoegd die geen toegang mogen hebben.
- Vóór het Go Live moment (i.c. het verzenden van de emails) worden alle functies, teams en medewerkers toegevoegd aan het systeem. Zij ontvangen geen e-mail (de CUSER), die komt later. Dit gebeurt maximaal enkele dagen voor Go Live.
- De consultant controleert de juiste Go Live instellingen (i.c. ‘initial import” en het maximum aantal mails per ‘batch’.
Als tijdens het project sprake van import van historische opleidingsgegevens (klassikaal en/of e-learnings) dan worden accounts mogelijk al (veel) eerder toegevoegd).
Bestaande inschrijvingen (uit een voorgaand LMS) voor toekomstige trainingen worden of automatisch door conversieprogrammatuur toegevoegd of moeten handmatig worden toegevoegd. Overleg dit tijdig met de consultant voor welke aanpak wordt gekozen en waarom.
De Go Live
De Go Live omvat niets meer of minder dan het versturen van de welkomstmails nadat alle genoemde stappen zijn gezet. Dit versturen gebeurt deels automatisch en is de verantwoordelijkheid van de consultant.
- De mails worden in batches van 5 of 10 verstuurd met korte tussenpauze’s. Hiermee voorkomen we dat uw mailserver een ‘mailbom’ detecteert en alle navolgende mails blokkeert/weigert. Dit betekent dan ook dat een Go Live afhankelijk van het aantal medewerkers een halve dag in beslag kan nemen.
- Na een eerste run van 20 tot 30 mails wordt een iets langere pauze genomen. We controleren of mails goed verzonden zijn en of er ingelogd wordt zonder problemen.
- Het restant van de mails wordt met dezelfde methodiek verstuurt tot alle mails zijn verzonden.
- De consultant wijzigt de Go Live instellingen naar de normale operationele instellingen.
- De inhoud van de email CUSER wordt aangepast voor reguliere nieuwe accounts die na Go Live worden toegevoegd.
Nuttig om te weten
- Er worden tijdens de initiële import van medewerkers géén leerpaden toegekend.
- Accounts die al in het LMS zitten vóór Go Live (bijvoorbeeld testers, projectleden, beheerders) krijgen géén welkomstmail.
