Implementatie-aanpak

Contents

Dit document beschrijft een plan van aanpak voor de implementatie van mijnLMS van BCS Learning. Het document geeft achtereenvolgens inzicht in de aanpak, de projectorganisatie, de voorgenomen plannings(onderdelen), de Go Live en de post-implementatiefase.

Fasering

De implementatie volgt de volgende fasering. We beschrijven vervolgens de belangrijkste activiteiten en ‘deliverables’ per fase:

Fase	Inhoud	Deliverables
Voorbereiding	Intake-workshop om scope te bepalen, de planning en het projectteam.	Projectteam, Scope, Planning, Risico’s, Kick-off sessie.
Ontwerp	Alle configuratie-items (evaluatie, intakes, diploma’s) worden geïnventariseerd, de opleidingsprocessen die we moeten configureren en eventueel maatwerk wordt bepaald.	Ontwerp systeemkoppelingen, ontwerp maatwerk (optioneel), Configuratie-items.
Realisatie	Fase waarin het maatwerk wordt ontwikkeld en de systeemintegraties. Opleidingscontent (learnings, planning, microlearning) wordt toegevoegd.	Maatwerk, Systeemkoppelingen, Opleidingscontent
Testen	Fase waarin een klankbordgroep de belangrijkste processen test.	Acceptatie systeem.
Go Live	Dagdeel waarin het LMS wordt vrijgegeven aan eindgebruikers, managers en docenten.	Go Live LMS.

Voorbereiding

Het projectteam

In deze fase starten we met de voorbereiding van de implementatie door een kernteam samen te stellen. Het kernteam bestaat uit een projectmanager van de klantorganisatie, minimaal de toekomstig functioneel applicatiebeheerders (HRM), een communicatieadviseur en de consultants van BCS Learning. Het kernteam dekt kennis van de organisatie, de (opleidings)processen, de bedrijfscultuur, de communicatiestandaarden en het toekomstig LMS. Naast het kernteam identificeren we in de voorbereiding welke functionarissen een ondersteunende rol vervullen tijdens de implementatie. Dit zijn minimaal (1) een vertegenwoordiger van ICT met kennis van systeemkoppelingen (in het bijzonder het personeelssysteem)  en (2) de security officer (of een vertegenwoordiger). 

Project Governance

Projecten van enige omvang (in termen van duur, complexiteit, risico en/of kosten hebben een stuurgroep onder leiding van een stuurgroepvoorzitter. De stuurgroep is de opdrachtgever van het project en krijgt periodiek van de eigen projectmanager een voortgangsrapportage. De stuurgroep neemt ook beslissingen die het mandaat van de projectmanager overstijgen, bijvoorbeeld het uitstellen van de Go Live, disputen met een leverancier of de besluitvorming inzake andere escalaties in het project.

De noodzaak voor een stuurgroep is afhankelijk van de omvang van de implementatie. Voor de kick-off wordt overlegd of een stuurgroep zinvol is.

Intake

De intake is een workshop waarin we als opdrachtgever en opdrachtnemer het project bespreken en moet, eenmaal afgerond een beeld geven van de scope, de planning en eventuele risico’s en maatregelen.

Stakeholders

Het kernteam zal in de voorbereiding zorgvuldig alle stakeholders van het LMS én het opleidingsproces identificeren. Voorbeelden van stakeholders zijn medewerkers, managers, docenten (intern/extern) maar ook specialisten met een nadrukkelijke (management)rol in het opleidingsproces (denk aan een KAM-coördinator). Voor iedere groep stakeholders bepaalt het projectteam wanneer en op welke wijze zij betrokken moeten worden voor en tijdens de implementatie. De stakeholders zullen een nadrukkelijk rol spelen als ’targets’ voor het communicatieplan.

Programma’s en gerelateerde projecten

Als de implementatie onderdeel is van een programma, of er zijn projecten die gerelateerd zijn, conflicterend zijn of afhankelijkheden kennen, dan is het nuttig de consultant zo snel mogelijk inzicht te geven in die programma’s en/of projecten. We kunnen dan in overleg mogelijke planningsconflicten identificeren en tijdig de risico’s managen.

Risico Management en Mitigatie

De implementatie van het LMS is op basis ervaringscijfers omgeven met weinig significante risico’s. Toch is het goed om stil te staan bij enkele risico’s en de mogelijke risicomaatregelen:

Risico	Impact	Maatregel
De stakeholders zijn onvoldoende in kaart gebracht. Zo kan een implementatie in het ergste geval een doelgroep vergeten, worden conflicterende of functioneel overlappende projecten ongemerkt parallel gestart.	Processen worden uiteindelijk dubbel uitgevoerd, ontwerpbeslissingen moeten worden teruggedraaid en wensen van vergeten doelgroepen alsnog geïmplementeerd tegen aanvullende kosten.	Breng zo snel mogelijk de stakeholders in kaart en haal wensen en eisen tijdig en volledig op. Let op doelgroepen die vaker over het hoofd worden gezien, bijvoorbeeld buitendienstmedewerkers met beperkte toegang tot een computer, leidinggevenden die te weinig functies toebedeeld krijgen om verantwoordelijkheid te nemen voor een deel van het opleidingsproces.
Het aanbod aan leervormen is te beperkt.	Zoals met veel content-gedreven platformen moet het aanbod voldoende zijn om de bezoeker (i.c. de medewerker) frequent te laten terugkeren naar het leerportaal. Bij te weinig of te statisch aanbod vlakt de interesse te snel af, en is het moeilijk de medewerker terug op het platform te krijgen.	Maak een zo volledig mogelijk aanbod en zorg – in samenwerking met de business, de stakeholders- voor een structuur waarbij het aanbod structureel wordt onderhouden.
Het aanbod aan functionaliteiten is in beginsel te groot voor de stakeholders.	Gevolg van een overmaat aan functies is dat zelfs een systeem dat ontworpen is om intuïtief te zijn, als te complex wordt ervaren. Het draagvlak en het gebruik zal afnemen naarmate de functionaliteit als te veel wordt ervaren.	Bedenk in overleg met je consultant welke functies actief zijn bij Go Live en welke gefaseerd worden ingevoerd.
80% van de tijd gaat in 20% van de functionaliteit zitten, de focus ligt op uitzonderingen.	Een veelgehoorde kreet in projectmanagement is dat 80% van de effort in slechts 20% van de totale scope gaat zitten. Gevolg is dat te veel projectleden te veel tijd stoppen in processen die eerder uitzondering dan regel zijn.	Bedenk in overleg met je consultant welke processen kernprocessen zijn, en welke processen secundair. Schat voor uitzonderingen in hoe vaak deze voorkomen en of het de moeite waard is tijd en middelen te richten op deze uitzonderingen. Bedenk of een aanpassing in het proces niet meer voor de hand ligt dan een aanpassing in het LMS.
Implementatie wordt een ICT-project.	CT focust niet zelden op een beperkt deel van een implementatie, en kijkt vooral naar de technische aspecten. Hierdoor gaat er onvoldoende aandacht naar de werkelijke toepassing, namelijk het ondersteunen van de opleidingsprocessen van de organisatie. Noodzakelijke of gewenste veranderingen gaan (te) langzaam.	De stuurgroepvoorzitter moet iemand uit de procesorganisatie zijn, eindverantwoordelijk voor de primaire processen (in deze context bijvoorbeeld een directeur of hoofd HRM). ICT is volgend en faciliterend als onderdeel van de projectgroep, en heeft geen doorslaggevende rol in besluitvorming. De stuurgroep moet zorgdragen voor balans in de beperkingen die ICT opwerpt en de wensen van de proceseigenaren.
Er is onvoldoende draagvlak of begrip voor het LMS door een te beperkt communicatieplan.	Wanneer de communicatie niet vanaf het begin aandacht krijgt, zal de introductie een sterke piek aan bezoekers kennen en daarna snel afvlakken. Dit heeft met name impact op open inschrijvingen, online cursussen en mogelijke studie-aanvragen en in het algemeen de aandacht voor ontwikkelprocessen van de organisatie.	Start bij het begin van de implementatie met het communicatieplan. Introduceer het project als een strategisch vitaal platform voor de ontwikkeling van medewerkers en de organisatie.

Ontwerp

Deze fase omvat het inventariseren van (a) alle gegevens op hoofdlijnen die nodig zijn voor de werking van het LMS en (b) de huidige/toekomstige opleidingsprocessen.

(a) Denk hierbij aan de naam van het leerportaal, de URL, het initiëren van de ontwikkeling van de landingspagina/homepage, het opleidingsaanbod (klassikaal, e-learning, microlearning), de afbeelding van de organisatiestructuur in het LMS, opleidingsplanning, annuleringsvoorwaarden, leerlijnen/leerpaden, evaluaties, intake, certificaten, opleiders, opleidingslocaties, medewerkers, functies, teams en organisaties. Voor die gegevens die uit een ander bronsysteem komen bepalen we hoe en wanneer in de planning de data in het LMS komt (initiële conversie). Voor alle gegevens zijn al specificaties beschikbaar om aanlevering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

(b) Denk hierbij aan aanvraagprocessen, goedkeuringsprocessen en studieregelingen. We analyseren gezamenlijk de belangrijkste processen zodat de consultant kan bepalen hoe het systeem te configureren en/of waar maatwerk voor noodzakelijk is. 

Het kernteam vult het systeem met de input uit de voorgaande fase: locaties, opleiders, diploma’s, evaluatieformulieren, categorieën voor de catalogi, leerpaden etc. en gaat hiermee verder in de realisatiefase (opleidingscontent). Deze benadering zorgt voor een pragmatisch aanpak in tegenstelling tot een traditionele watervalbenadering waar we veel documentatie creëren. Wat we bedenken stoppen we direct in het systeem.

In deze fase wordt parallel het communicatieplan afgerond. Met ondersteuning van BCS Learning richt dit plan zich op de communicatie naar de interne organisatie (i.c. alle eerder geïdentificeerde stakeholders) voor en tijdens Go Live. Een goed communicatieplan omvat tenminste:

De visie op opleiden en ontwikkelen.
Een compacte maar doeltreffende pitch van het LMS: Wat is het? Waarom is het er? Wat kun je ermee?
De scope van de implementatie: Wat kan men verwachten op welke moment? Is er een fase 2 en wat kan men daarvan verwachten?

Hoe houden we de stakeholders op de hoogte gedurende de implementatie? Frequentie, medium, omvang communicatie.
Een planning. Wanneer communiceren we wat via welk medium?
Willen we engagement tijdens de communicatie? Of wel, welke interactie proberen we te bewerkstelligen en wat te doen als deze uitblijft?

Fase 2A Maatwerk

Tijdens of na de intake bepalen we het maatwerk. We maken onderscheid tussen twee soorten maatwerk.

Functionaliteit die naar beoordeling van de productmanager van mijnLMS van toepassing is voor alle klanten/gebruikers van mijnLMS. Deze functionaliteit wordt dan generiek gemaakt en als standaardfunctionaliteit toegevoegd. Het is mogelijk dat we -omwille van generieke toepassing- concessies moeten doen aan de wensen en eisen en zo te voorkomen dat we klantspecifiek maatwerk moeten ontwikkelen.
Functionaliteit die redelijkerwijs alleen toepasbaar is voor jouw organisatie. Deze functionaliteit wordt beoordeeld op impact op de huidige toepassing, complexiteit en vereiste inzet om te ontwikkelen, te testen en te implementeren. Maatwerk in deze categorie wordt op basis van projectkosten uitgevoerd, na goedkeuring van een globaal ontwerp en een kostenschatting.

Ook maatwerk dat als standaard wordt toegevoegd kan complex zijn en tijdrovend om te ontwikkelen. Mogelijk past deze ontwikkeling niet de in de tijdlijn van de implementatie. In overleg bepalen wat realistisch is en of we de ontwikkeling in een volgende fase moeten uitvoeren, en tijdelijk een werkbare ‘work-around’ moeten implementeren.

Realisatie

In deze fase vullen we het LMS met met name met de opleidingscontent (learnings, microlearnings, de opleidingsplanning voor na Go Live). BCS Learning realiseert in deze fase benodigd maatwerk en de systeemkoppelingen.

Testen

Deze fase start met een instructiesessie van een dagdeel voor de applicatiebeheerders en indien nodig leden van het testteam.

Aansluitend volgt een periode van maximaal twee weken waarbij de applicatiebeheerders vrijelijk de beschikking hebben over het eigen leerportaal, en alle functies en workflows kunnen testen en uitproberen. Deze periode wordt ook gebruikt om waar nodig nog aanpassingen te kunnen uitvoeren. De consultant staat hierbij intensief in contact om het team te begeleiden. Alle mogelijke testdata wordt na deze periode verwijderd. 

Acceptatieprocedure

Wanneer sprake is van een formele testprocedure dan geldt de volgende aanpak aanvullend op bovenstaande.

Alle processen in scope worden gemarkeerd als te testen op het Testscenario / Testscripts document.
De testscripts worden aangevuld met aanvullende processen die nog niet in de standaardprocessen zijn benoemd.

Alle acceptatiecriteria en testscripts/taken worden gevalideerd door leverancier. Uitgangspunt is dat een standaardpakket wordt getest en geen maatwerkoplossing. De leverancier valideert voor aanvang van de testactiviteiten of de criteria realistisch en de facto te testen zijn.
Er wordt een formele testprocedure overeengekomen bestaande uit een planning, een gevalideerde set aan testscripts en de acceptatievoorwaarden. Tenzij anders overeengekomen geldt een acceptatiedrempel van 90% van de testscripts. Van de resterende 10% wordt bepaald of zonder systeemtechnische aanpassing het LMS in productieve status kan worden gebruikt. De resterende 10% van niet gevalideerde scripts worden binnen een periode van maximaal drie maanden alsnog getest met een beoogd eindresultaat van 100% van de testscripts.
Er wordt een functionaris binnen de klantorganisatie aangewezen die de formele sign-off doet en daarmee de formele acceptatie.

Verantwoordelijkheden gebruikersorganisatie

Stel testscenario’s en scripts op (gebruik standaardscripts als basis).
Stel het testteam samen.
Stel het testplan samen.
Zorg voor planning en aanwezigheid van testers voor instructie door leverancier.
Stel acceptatiecriteria vast.

Volgt zorgvuldig de testscripts en documenteert de resultaten.
Zorgt voor tijdige hertesten voor alle taken waar dit relevant is.
Zorgt voor een eindverslag van de testfase met een advies aan de opdrachtgever.
Wijs functionaris aan die formele sign-off doet voor acceptatie.

Verantwoordelijkheden leverancier

Zorgt tijdig voor een werkend testsysteem gelijk aan het productiesysteem.
Zorgt voor basis testscripts.
Valideert de uiteindelijke testscripts.
Zorgt voor training van het testteam.

Zorgt voor begeleiding.
Zorgt voor eventueel correctieve maatregelen gedurende en na de testperiode op basis van een planning.

Er is geen formele acceptatie mogelijk op de afgesproken datum

Als het testteam geen formele ‘sign-off’ voor acceptatie realiseert, treden partijen op kortst mogelijke termijn in overleg. Voor gebreken die niet binnen de overeengekomen planning kunnen worden opgelost, kan met wederzijds goedvinden worden besloten om tijdelijk een acceptabele ‘work-around’ aan te brengen en/of om hiervoor later een oplossing te vinden.

Gebreken die (individueel noch gezamenlijk) niet in de weg staan aan het gebruik voor productieve doeleinden van (het betreffende onderdeel van) de ICT Prestatie, kunnen geen grond vormen voor niet-Acceptatie, onverminderd de verplichting van Leverancier om die op korte termijn te herstellen.

Go Live

De Go Live bestaat uit het importeren van alle huidige gebruikers van het leerportaal. Deze import is ruim tevoren voorbereid en zorgt er voor dat alle gebruikers een account krijgen en automatisch via mail een introductie krijgen van het leerportaal. De welkomsttekst is onderdeel van het genoemde communicatieplan. 

Post-Implementatiefase

In de post-implementatiefase die ongeveer een maand duurt monitoren we het gebruik van het leerportaal dagelijks. Op basis van audit-logs en transacties bestuderen we het ‘gedrag’ c.q. gebruik van het leerportaal en scherpen procedures of instellingen aan waar nodig.

De consultant blijft ook ná de implementatie het functionele aanspreekpunt voor de applicatiebeheerders als Product Manager, en wordt daarbij ondersteund door de fysieke Helpdesk van BCS Learning, de Online Helpdesk, Kennisbank en de backoffice van BCS Learning. De manager stuurt het ontwikkelteam én de helpdesk aan zodat lijnen tussen klant en leverancier kort zijn en blijven (zie ook User Adaption en Ondersteuning).

Voorbeeldplanning

De doorlooptijd van een gemiddelde implementatie is drie tot maximaal vier maanden (12-16 weken). De belangrijkste factoren die van invloed zijn op de doorlooptijd zijn:

Hoeveelheid en de complexiteit van het maatwerk. In een gemiddelde implementatie is geen sprake van maatwerk.
Beschikbare content en hoeveelheid content. Hiermee worden met name bedoeld klassikale opleidingen en microlearnings.
Afhankelijkheid van derden. Dit geldt in het bijzonder voor ICT-leveranciers die diensten moeten verrichten.

Rollen opdrachtgever

Wie	Rol
L&D adviseurs (permanente projectrol)	Operationeel: Zijn de toekomstige beheerders van het LMS. Of wel zorgen voor content, planning en ondersteuning van medewerkers, managers en docenten. Zijn de primaire contactpersonen voor BCS Learning als leverancier van het LMS. Implementatie: Zorgen voor overdracht van kennis over opleidingsprocessen binnen klant naar BCS Learning zodat die laatste, alleen of samen met de L&D adviseurs de configuratie van het LMS kunnen verzorgen. Ontvangen 2 tot 3 dagdelen training van BCS Learning over het beheer van het LMS.
L&D Manager (permanente projectrol)	Vormt samen met de projectleider van BCS Learning het projectmanagement en bewaakt planning, issues en escalaties. Draagt zorg voor tijdige en volledige oplevering op te leveren producten. Zorgt voor voldoende inzet van medewerkers wanneer nodig.
ICT (ad-hoc)	Levert kennis en documentatie over de te maken integraties tussen LMS en andere systemen (SSO, HR) en zorgt voor testcases/users en omgevingen.
Privacy officer (ad-hoc)	Levert beveiligingsvoorwaarden en overeenkomsten bij aanvang van de implementatie.
Testgroep	Representatieve groep die de belangrijkste processen test gedurende de testfase (één week doorlooptijd). Bestaande uit manager, medewerker, docent en toekomstig beheerder.

Rollen BCS Learning (leverancier)

Het uitgangspunt is dat het projectteam en de organisatie van de opdrachtgever zoveel mogelijk ontzorgd wordt. Dit betekent dat van BCS Learning tenminste een projectconsultant en (inhoudelijke) projectleider ingezet wordt voor de gehele implementatie.

Zij dragen zorg voor het ophalen van de juiste informatie uit de organisatie en voor de inrichting van het LMS, waar nodig ondersteund door de project backoffice van BCS Learning. Tevens zorgen zij tijdens de implementatie voor kennisoverdracht aan de toekomstige beheerders en zetten zij dit voort tijdens de post-project fase.

Voor alle systeemintegraties en noodzakelijke ontwikkelingen wordt de Product Manager van BCS Learning én een senior development engineer toegevoegd aan het projectteam. Zij zorgen voor het ophalen van ontwerpinformatie en de ontwikkeling van integraties en functies. De Product Manager heeft het mandaat om zelfstandig ontwerp- en ontwikkelbesluiten te nemen, te plannen en te laten uitvoeren.

Inzet

Voor de inzet van opdrachtgever begroten we voor de gehele implementatie het aantal uren op:

Wie	Totaal uren	Gemiddeld per week
HRM	116	7.24 uur
ICT	10
Communicatie	20.5
Stuurgroep (optioneel)	4
Testgroep	24

Bij deze schatting is meegenomen dat een beperkt deel van het opleidingsaanbod nog moet worden samengesteld.

De inzet van BCS Learning is grofweg het 200 tot 250% van het aantal uren van opdrachtgever. Bij de ontwikkeling van maatwerk zal dit meer zijn. Hierbij geldt dat een succesvolle en tijdige implementatie voorop staat en BCS Learning de begrote uren compenseert met eigen inzet die Opdrachtgever niet kan besteden. Dit heeft geen invloed op de implementatieprijs tenzij anders overeengekomen.

BCS Learning zet minimaal in:

Wie	Rol
Consultant	De consultant begeleidt de implementatie van A tot Z en is adviseur, projectmanager maar zal bovenal hands-on het kernteam helpen met alle projectactiviteiten.
Product Manager	De productmanager is verantwoordelijk voor de productstrategie. Deze is betrokken bij elke implementatie van enige omvang om erop toe te zien dat de producteigenschappen maximaal worden benut voor de processen van de opdrachtgever en is daarmee tevens de strategisch adviseur voor de opdrachtgever. De productmanager signaleert ook de noodzaak tot klantspecifieke aanpassingen en kan deze meteen initiëren als eindverantwoordelijke voor alle productontwikkelingen.
Backoffice	De backoffice ondersteunt de consultant en productmanager met administratieve werkzaamheden en de opdrachtgever met alle communicatiewerkzaamheden (boilerplates, afbeeldingen, …).

Adoptie en ondersteuning

BCS Learning gaat de opdrachtgever vanaf de start van de implementatie helpen met de adoptie van het platform binnen de organisatie. Adoptie begint tijdens de implementatie en eindigt op het moment dat het platform geen waarde meer toevoegt aan de ontwikkeling van een medewerker.

HRM/L&D

Adoptie start met de ambassadeurs en beheerders van het platform. HRM/L&D en het HRM-management. Door middel van workshop en instructiesessie wordt kennis overgedragen om zelfstandig het beheer van het LMS uit te voeren, en de mogelijkheden op de korte en langere termijn maximaal te benutten. Nadrukkelijk wordt aandacht gegeven aan de mogelijkheden die het platform biedt voor snelle en structurele ‘user adoption’.

Communicatieplan (implementatiefase)

We ondersteunen de afdeling communicatie en L&D met het samenstellen én de executie van het communicatieplan voor een effectieve adoptie door de organisatie. Onze ervaring leert dat dit als één van de eerste punten aandacht nodig heeft en de executie al tijdens de implementatie moet worden gestart:

Opstellen van een ‘boilerplate’, een korte en krachtige omschrijving van het LMS, de toepassing en de waarde voor de belangrijkste stakeholdergroepen. Eem logische koppeling met de visie op opleiden en ontwikkelen wordt gemaakt met het nieuwe leerplatform.
Periodieke (geplande) en gerichte communicatie naar diverse stakeholders in verschillende mediavormen.
Informatie- en demosessies voor leidinggevenden en/of interne docenten.

Informatie- en demosessie voor Ondernemingsraad.

E-learnings

BCS Learning heeft standaard e-learnings voor Manager, Medewerkers en Docenten en passen deze waar nodig aan de processen van de opdrachtgever. Deze learnings zijn tijdens en na de implementatie permanent beschikbaar.

Content Owners / Knowledge Champions

Tijdens de implementatie zoeken we gezamenlijk naar Knowledge Champions; specialisten op een bepaald vakgebied bij de opdrachtgever die bij kunnen dragen aan content voor leren en ontwikkelen in het LMS. Die content kan zowel e-learnings als microlearnings zijn. Zij vormen een continue bron voor verversing van leervormen in het LMS en worden beschouwd als co-owner van het LMS voor een specifiek thema, categorie of deelgebied.

Onboarding

Een goed onboardingsleerpad zorgt voor directe kennismaking met het LMS voor nieuwe medewerkers, naast vanzelfsprekend content voor de algemene onboardingsonderwerpen.

Gebruikersdagen

Jaarlijks organiseert BCS Learning gebruikersdagen waar L&D’ers en beheerders van mijnLMS ervaringen kunnen uitwisselen, worden innovaties gedemonstreerd en de Roadmap besproken.

Technische voorzieningen

Het LMS biedt een aantal mogelijkheden het LMS of content binnen het LMS aandacht te geven, waaronder, doch niet uitsluitend:

Een ‘opt-in’ mechanisme om mensen te informeren over nieuw opleidingsaanbod.
Een discussieforum waarin, al dan niet gerelateerd aan een cursus, actief kennis uitgewisseld kan worden.
Een functie om gericht mensen uit te nodigen (in plaats van in te schrijven) om zich in te schrijven voor een specifiek opleiding.

Een RSS-koppeling met het intranet om daar het meest recente aanbod te publiceren met directe links naar het LMS.
QR-codes om op relevante plekken toegang te bieden tot QuickLearnings.
De mogelijkheid voor managers om leerpaden toe te wijzen aan teamleden.

Operationele en strategische ondersteuning

Na de Go Live monitoren we voor een periode van een maand intensief het gebruik van het systeem en het ‘gedrag’ van gebruikers. We optimaliseren processen in het LMS als daar aanleiding toe is. De projectconsultant blijft in die periode verbonden om samen die optimalisaties uit te voeren en van advies te dienen. Na deze periode zal ondersteuning worden geboden door de Helpdesk.

Voor de strategische aspecten:

Maandelijks of op verzoek ad-hoc een gesprek met Product Management.
Jaarlijks een ambitiegesprek om samen naar de processen en ontwikkelingen van de komende periode te kijken en de positionering van het LMS.

Key Deliverables

Bijlage A: Key Deliverables

Deliverable	Toelichting	Door
Projectteam.	Samenstelling van het projectteam en de governance.	OA
Scope en Planning.	Scope en Projectplanning.	OA
Microsoft GRAPH.	Configuratie en autorisatie GRAPH voor koppeling Outlook en LMS.	ICT
Federation Metadata.	XML-bestand voor Azure SAML SSO.	ICT
SSO-APP	Configuratie en autorisatie SSO app in Azure.	ICT
Toegang API’s personeelssysteem.	Sleutels en andere kenmerken om toegang te krijgen tot de relevant API’s van het personeelssysteem.	ICT
Integratie HRM.	Koppeling met personeelssysteem en daarmee organisatiestructuur (organisatie/teams), functies, accounts en leidinggevenden. Optioneel certificaten in PD en goedkeuring opleiding in personeelssysteem. Standaardkoppelingen voor ADP, Visma en AFAS aanwezig.	OA
Welkomstmail.	E-Mail nieuw account.	HRM
Opleidingscontent.	Klassikale opleidingen en e-learnings in de catalogus.	HRM
Microlearnings.	Toevoegen eigen micolearnings aan geleverd aanbod.	HRM
Annuleringsmethoden.	Diverse annuleringsvoorwaarden met condities (termijnen, kosten). Standaardmethoden aanwezig.	HRM
Evaluatieformulieren.	Evaluatieformulieren voor deelnemers en docenten. Standaardformulieren aanwezig.	HRM
Certificaten.	Eigen ontwerp certificaten voor klassikaal en e-learning.	COM
Landingspagina.	Ontwerp en realisatie landingspagina.	COM
Conversiebestanden.	Import historie (kwalificaties, opleidingen, …).	HRM/ICT
PE-Module.	Beroepsgroepen, branchespecifieke instellingen.	HRM
Opleidingslocaties.	Locaties/ruimtes voor opleidingen.	HRM
Opleidingscategorieën.	Filterstructuur voor de opleidingscatalogus.	HRM
Individuele aanvraag opleiding.	Studieregeling, studieovereenkomst en aanvraagformulier voor individuele opleidingen.	HRM
Communicatieplan.	Plan en middelen.	COM

Updated on 20 september 2024

Was this article helpful?

Yes No