Heeft jouw organisatie AFAS Online? In dat geval kunnen we personeelsmutaties verwerken met de zogenaamde AFAS-Connectoren. Maak op basis van de specificaties van de vier bestanden voor elke dataset een connector of download de vier GetConnectoren hieronder. Lever de volgende gegevens aan door een ticket aan te maken (of tijdens de implementatie via je consultant):
- Omgevingscode (Environment)
- Naam en URL van de GetConnector voor Medewerkers
- Naam en URL van de GetConnector voor Functies
- Naam en URL van de GetConnector voor Teams
- Naam en URL van de GetConnector voor Organisaties (in AFAS meestal Werkgever genoemd)
- AfasToken
Voorbeeld token: <token><version>1</version><data>8919A13F7E1234D38AC6866BC117AC0942BF123B6491238005E11238FDE22F2R0</data></token>
Let op: de bijgevoegde voorbeeldconnectoren moeten mogelijk aangepast worden op basis van de wijze waarop AFAS is ingericht. In het bijzonder gaat het hier om de connectoren medewerkers en teams. Voor iedere medewerker (hoofd dienstverband) en ieder team is het van belang dat we één unieke regel krijgen. Een medewerker en/of team komt dus maar één keer voor. Bij de teams connector moet daarom extra aandacht gegeven worden aan de definitie van een team. Is dit de kostenplaats of de organisatorische eenheid. In de meeste gevallen is dit de laatste.
AFAS Connector Organisaties
Organisaties zijn het hoogste organisatorische niveau in het LMS. Een organisatie is het equivalent van een juridische entiteit waar een werknemer werkzaam is, veelal een BV.
Velden:
- Afas code/ID organisatie
- Naam
- Adres
- Postcode
- Plaats
AFAS Connector Teams
Iedere medewerker is verbonden aan maximaal één team/afdeling. Een team is altijd verbonden aan minimaal en maximaal één organisatie. Een team heeft minimaal één leidinggevende die we verwachten uit AFAS in de vorm van een personeelsnummer. Dit is de direct leidinggevende van een team. Wanneer in een goedkeuringsflow om goedkeuring gevraagd wordt van een manager betreft het deze functionaris. Een leidinggevende kan verbonden zijn aan meerdere teams. Dit veld is optioneel, met dien verstande dat een goedkeuringsflow waarin een manager wordt geselecteerd niet zal functioneren voor medewerkers van een team waarvan geen manager is vastgelegd.
Bij voorkeur levert men het laagste niveau in de organisatiestructuur. Of dit een kostenplaats of organisatorische eenheid is hangt van de de inrichting af.
Let op: lever ieder team slechts één keer aan. Als een team meerdere managers heeft, verwachten we nog steeds één team met één manager. Er zal dan een keuze gemaakt moeten worden.
Velden
- AFAS teamcode
- Titel
- Personeelsnummer manager
- Organisatiecode (correspondeert met code in Organisaties)
AFAS Connector Functies
Velden
- AFAS Functiecode
- Titel
AFAS Connector Medewerkers
Velden
- Personeelsnummer
- Voornaam (roepnaam)
- Achternaam (incl. voorvoegsels)
- E-mailadres (zakelijk adres)
- Datum in dienst (dd-mm-jjjj)
- Datum uit dienst (dd-mm-jjjj of leeg)
- Functiecode AFAS
- Teamcode AFAS
- Organisatiecode AFAS
- Personeelsnummer manager (alleen aanleveren indien team geen manager heeft c.q. niet geleverd kan worden).
Medewerkers die uit dienst zijn worden bij voorkeur nog minimaal 7 dagen en maximaal 14 dagen aangeleverd.
Voorbeeldconnectoren
Download hier connectoren om je op weg te helpen. Let wel dat de inrichting van AFAS een aanpassing van de connectoren vraagt, in het bijzonder de connectoren voor Teams en mogelijk Medewerkers.
Overige connectoren
Het is mogelijk om twee aanvullende processen via AFAS te laten verlopen:
- Goedkeuren aanvraag opleiding of inschrijving opleiding via AFAS.
- Toevoegen van een certificaat (PDF) in het personeelsdossier in AFAS.
Deze optionele processen en connectoren worden besproken tijdens de implementatie.
