Leerpaden

Wat is een leerpad?

Een leerpad is een logische verzameling leervormen die je toewijst aan een doelgroep. Je kunt in een leerpad de volgende leervormen plaatsen:

• Klassikale trainingen (catalogus).
• Online trainingen (catalogus).
• QuickLearnings (QuickLearning Catalogus)
• Activiteiten (*).
• Leerbundels.

(*)Een activiteit is een vrij te omschrijven taak die een medewerker als onderdeel van een leerpad moet uitvoeren en zelf kan gereed melden in zijn persoonlijke dashboard.

Variant 1: Leerpad voor een doelgroep

Een leerpad wijs je toe aan één doelgroep of een combinatie van doelgroepen:

• Rol.
• Functie.
• Functiegroep.
• Team
• Vakgroep.
• Individuele medewerkers.
• Organisatie.

Variant 2: Leerpad Onboarding

Dit leerpad wijs je niet toe aan een doelgroep. Iedere nieuwe medewerker krijgt dit leerpad. Je kunt wel een team en organisatie uitsluiten.

Deadlines in leerpaden

– In een onboardingsleerpad kun je per leervorm kiezen of die leervorm een deadline heeft gebaseerd op datum in dienst. Bijvoorbeeld 7 dagen na datum in dienst.

– In een doelgroepgerelateerd leerpad kun je per leervorm kiezen of die leervorm een deadline heeft gebaseerd op datum van toewijzing van het leerpad door een beheerder of manager. Bijvoorbeeld 7 dagen na toewijzing.

– Een doelgroepgerelateerd leerpad kan in zijn geheel een deadline hebben. Dit gebruik je in uitzonderlijke gevallen bij een tijdelijk leerpad. Let wel: de einddatum is voor iedereen hetzelfde. Mensen die enkele dagen voor de deadline in dienst komen hebben dus slechts enkele dagen de tijd om het gehele leerpad te doorlopen voor de deadline verstrijkt!

Startscherm Leerpaden

Beheer > catalogus > leerpaden.

Kolom	Toelichting
ID	Het unieke ID voor van het leerpad.
Volgorde	De volgorde hoe de leerpaden aan de voorkant worden getoond.
Titel	Titel van het leerpad.
Gemaakt	De datum waarop het leerpad initieel is gemaakt.
Deadline	Een optionele deadline voor dit leerpad. Je kunt deze deadline alleen opgeven bij het wijzigen van een leerpad (dus nadat je het leerpad hebt gemaakt). Een deadline kun je alleen opgeven bij een niet-onboarding leerpad.
Omschrijving	De tekst van het leerpad. Deze tekst ziet een medewerker in de e-mail bevestiging dat dit leerpad aan hem of haar is toegewezen.
Wijzig	Wijzig de titel, tekst en optionele deadline.
Taal	Vul de taal in het Engels in.
Inhoud	Stel het leerpad samen door het te vullen met leervormen.
Toewijzen	Wijs het leerpad toe aan een doelgroep.
Koppelingen	In het overzicht van de leerpaden zie je welke doelgroepen gekoppeld zijn.
Actief	Activeer of deactiveer het leerpad. Het niet actief leerpad wordt niet getoond in het dashboard van de medewerker, ook al is deze toegewezen.
Onboarding	Maak een leerpad een onboarding leerpad (“Ja”).
Rapport	Bekijk de medewerkers, leervormen en status van dit leerpad.
Wie?	Overzicht wie dit leerpad heeft toegewezen.
Toegewezen	Hoeveel mensen hebben dit leerpad?
Kopie	Maak een kopie van een leerpad. Het gehele leerpad met inhoud wordt gekopieerd met de titel “Kopie van ….”. De gekoppelde medewerkers worden niet meegekopieerd.
Verwijder	Je kunt een leerpad met inhoud en toewijzingen volledig verwijderen. Deactiveer daartoe eerst het leerpad en ververs het scherm. Er verschijnt dan een verwijderknop.

Werkwijze nieuw doelgroepgerelateerd leerpad

In dit voorbeeld maken we een leerpad bedoeld voor een specifieke functie.

Basisinformatie Nieuw Leerpad (wijzig ná het toevoegen het leerpad voor meer instellingen!)

• Titel van het leerpad.
• Vul een korte omschrijving in.
• Kies de status.
• Indien je niet wil dat er een mail verzonden gaat worden bij toewijzen van het leerpad dan kies je hier JA. Moet de mail verzonden worden? dan kies je NEE. *
• Mag een manager dit leerpad ook toewijzen? kies JA.
• Onboarding JA? dit wil zeggen dat bij nieuwe gebruikers (mits zo ingesteld) dit leerpad automatisch zal worden toegewezen. Geen onboarding? kies dan NEE.
• Selecteer de categorie voor dit leerpad. Categorieën maak je aan via instellingen in de zwarte balk.
• Geef aan of het leerpad afgerond kan worden bij minder dan 100%. (Stel dat sommige onderdelen optioneel zijn).

Als je hebt opgeslagen en je gaat nu wijzigen, dan zie je dit scherm:

Extra’s

• Niet meteen toewijzen maar een x aantal dagen na indiensttreding
• Je kunt selecteren of een leerpad dat gekoppeld is aan functie, team, organisatie of dienstverband, moet worden verwijderd als een medewerker een andere functie, team etc. krijgt.

Als een medewerker van bijvoorbeeld functie wijzigt, zullen de leerpaden die toegewezen zijn op basis van zijn oude functie ontkoppeld worden. Selecteer ja als dit wenselijk is. Leerpaden op basis van de nieuwe functie worden sowieso automatisch toegewezen. Ongeacht deze instelling. Waar functie wordt genoemd geldt dit ook voor teamwijzigingen en organisatiewijzigingen.

• Mag door medewerker worden aangevraagd.
• Je kunt voor een leerpad instellen dat deze verwijderd mag worden door de medewerker. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld een leerpad dat gebruikt wordt voor vrijwillige vaccinaties (kwalificatie).
• Je kan een kwalificatie aan een leerpad toewijzen, bij afronding van het leerpad zal dit tot de gewenste kwalificatie leiden.

Als je een leerpad toekent zal het systeem in de nacht een e-mail sturen naar de personen wie het leerpad hebben gekregen. Dit is de e-mail LPNOT1.

Het is ook mogelijk om de standaard tekst te vervangen voor een specifieke tekst voor een leerpad.
Wijzig het leerpad en je vindt nu twee nieuwe velden:
– Alternatieve e-mail titel.
– Alternatieve intro tekst e-mail.

Deze twee velden vervangen de titel en tekst van de LPNOT1. Op deze wijze kun je voor een leerpad een specifieke introductie en toelichting maken.

E-mail:

Stuur een (verzamel) e-mail naar alle managers/leidinggevenden met teamleden die een leervorm (nog) niet hebben afgerond. In de e-mail staat een tabel met de medewerkers, de titel van de learning die je geselecteerd hebt, de status en een eventuele deadline. De e-mailcode in Instellingen – E-Mails is MNLWAR.

Je krijgt eerst een pop-up te zien met een toelichting en de verzending te bevestigen.

Leerbundel content:

In de details van het leerpad zie je of een leervorm onderdeel is van een leerbundel.

Bijlagen en instructies

Dit is een optionele stap. Je kunt bij iedere leervorm één of meerdere bijlagen toevoegen en/of een instructie meegeven.

Je kunt ook links toevoegen aan een leervorm in een leerpad. dit doe je via de paperclip. Je kunt hier bijlagen toevoegen (in het eerste deel van het scherm) en links (tweede deel van het scherm). De links en bijlagen worden getoond in het Dashboard van de medewerker in aparte kolommen.

Het leerpad is gereed, wat nu?

Je hebt het leerpad gemaakt, gevuld en toegewezen aan één of meerdere doelgroepen. Dit is wat er gebeurt:

• Alle geselecteerde medewerkers, in het voorbeeld alle BHV’ers zien in hun persoonlijke dashboard het leerpad wat je zojuist hebt aangemaakt.
• Vannacht worden e-mails verstuurd naar alle betreffende medewerkers met de mededeling dat zij een leerpad hebben toegewezen gekregen. Dat betekent dus dat je overdag de tijd hebt om leerpaden te maken en toe te wijzen en daar nog wijzigingen op kan aanbrengen. Maak je een fout in de toewijzing of vulling, dan kun je die eenvoudig herstellen zonder consequenties. Je kunt leervormen, doelgroepen of zelfs hele leerpaden verwijderen. Je kunt de e-mail tekst wijzigen via Instellingen > E-Mails. Zoek naar de code “LPNOT1”.
• Als een nieuwe medewerker wordt toegevoegd, handmatig of via een koppeling met een personeelssysteem, dan krijgt deze automatisch een leerpad als deze tot de doelgroep behoort. Voor sommige doelgroepen komt dat later, bijvoorbeeld bij een doelgroep voor een rol zoals BHV’er. Die rol wijs je immers later pas toe als het account bestaat en komt niet mee vanuit een personeelssysteem.

Je kunt een geheel leerpad een deadline meegeven door het leerpad te wijzigen en een deadline in te stellen. Let wel op dat dit alleen bedoeld is voor tijdelijke leerpaden waarvoor iedereen dezelfde deadline geldt. Voorbeeld: je hebt een themaweek met nieuwe trainingen op het gebied van Digitale Veiligheid. Je wilt dat iedereen die dit leerpad krijgt het volledige leerpad afrondt vóór 30 augustus 2022. Een medewerker die in dienst komt per 1 augustus 2022 heeft dezelfde deadline en dus veel minder tijd om het pad volledig af te ronden.

Gebruik dit type deadline dus weloverwogen.

Leerpad verwijderen, hoe zit het met de voortgang?

Stel je maakt een leerpad voor honderd medewerkers met drie e-learning modules of toetsen. Een veelgestelde vraag is wat er gebeurt als mensen de e-learnings (al dan niet deels) gevolgd hebben en het leerpad wordt verwijderd. Verdwijnt dan ook de voortgang en moeten mensen deze learnings dan opnieuw doen?

Het antwoord is nee! Een leerpad is ‘slechts’ een verzameling van leervormen, waaronder de genoemde e-learnings. Voortgang en scores worden onafhankelijk van leerpaden vastgelegd. Je kunt dus een leerpad verwijderen zonder impact op eerder behaalde resultaten.

Andersom: als je een leerpad maakt met bijvoorbeeld een e-learning die al gedaan is, dan zal de medewerker een nieuw leerpad in diens dashboard aantreffen waarvan een deel, wellicht zelfs alles, al afgerond is.

Er is één uitzondering op deze regel: activiteiten/taken in een leerpad worden verwijderd met een leerpad. Deze kun je niet meer terughalen of terugvinden in voortgangsrapportages.

Werkwijze Onboarding leerpad

Voor een leerpad Onboarding gelden dezelfde stappen tot de koppeling van medewerkers. Dit laatste hoeft bij een onboarding niet.

Alert instellen voor Leerpaden

Je kunt e-mail alerts instellen voor vier verschillende soorten deadlines:

• Waarschuwing dat deadline van een volledig leerpad gaat verlopen naar medewerker en optioneel manager.
• Waarschuwing dat deadline van een volledig leerpad is verlopen naar medewerker en optioneel manager.
• Waarschuwing dat deadline van een leervorm in een leerpad gaat verlopen naar medewerker en optioneel manager.
• Waarschuwing dat deadline van een leervorm in een leerpad is verlopen naar ga medewerker en optioneel manager.

Ga naar Beheer > Instellingen > Leerpaden en klik op [Aanpassen] op de enige regel die je ziet. Zie je geen regel, neem dan contact op met de Helpdesk via een ticket. Het gaat om de eerste vier tabjes Notificaties en Waarschuwingen.

Veld	Waarde
Activeer deadline leerpad verloopt	Activeer als je deze melding wilt activeren.
Aantal dagen voor deadline	Geef het aantal dagen voordat de deadline verloopt. In dit voorbeeld zal een melding worden gestuurd op 1 april 2022 als de deadline van een leervorm 21 april 2022 is.
Bij kleiner dan welke percentage	Geef een afgerond getal. Dit is een percentage die bepaalt of een notificatie wordt verzonden. In dit voorbeeld krijgen alleen mensen die < 75% van het leerpad hebben gedaan een e-mail.
Informeer manager	Activeer als je wil dat de manager ook een e-mail ontvangt. Deze krijgt één overzicht en geen afzonderlijke mails.

Maak de overige drie tabjes af volgens hetzelfde principe als genoemd voorbeeld.

Gebruik de (i) informatie pop-overs bij de velden in de tabjes voor meer informatie. Hier vind je ook de mailcodes waarmee je in Instellingen > E-mails de teksten van de mails kan veranderen!

Een onboarding leerpad inplannen

Je kunt ervoor kiezen een leerpad onboarding later toe te wijzen dan op de indienstdatum. Voorbeeld: voor de eerste 30 dagen heb je een leerpad en na die 30 dagen wil je een aanvullende onboarding leerpad toekennen.

Wijzig het leerpad (alleen bij onboarding) en geef het aantal dagen in in het veld “Niet meteen toewijzen, maar (n) dagen na indiensttreding”.

Wanneer een nieuwe medewerker in het LMS komt plant deze de toekenning automatisch in op de juiste datum. In het overzicht met leerpaden vind je de [Leerpadenplanner]. Hier zie je in het tweede deel van het scherm wie wanneer welk leerpad krijgt.

Zie ook Leerpadplanner.

Sorteren van leerpaden

Je kunt leerpaden sorteren zodat ze in de gekozen volgorde worden weergegeven in het dashboard van de medewerker.

Ga naar het overzicht van de leerpaden en klik op [Sorteren]. Sleep de leerpaden in de gewenste volgorde. Je hoeft niets op te slaan, dit gebeurt automatisch.

Certificering van een leerpad

Als je een leerpad wijzigt dan zie je dat je ook een kwalificatie kan toevoegen.

Deze kwalificatie moet wel zijn ingevuld via > beheer > instellingen > diploma’s.

Het is mogelijk om een certificering te koppelen aan een leerpad.

De enige voorbereiding is het maken van een catalogus-item met een diploma.

Tot slot wijzig je het leerpad en selecteer je welke kwalificatie je wilt koppelen. Als een iemand dit leerpad afrond zal automatisch de kwalificatie worden toegekend met een maximale vertraging van 24 uur.

Een voorbeeldtoepassing is BHV. Vaak bestaat een leerpad basis BHV uit een e-learning en een klassikale training. In dit geval krijg je de kwalificatie BHV als je het hele leerpad hebt afgerond, dus beide trainingen. Het is nog steeds mogelijk dat afzonderlijke leervormen ook tot een kwalificatie leiden.

Als je twijfelt wat in jouw situatie het beste past, neem dan contact op met de Helpdesk.

Gereed melden van een taak

• Als een medewerker een taak in een leerpad per ongeluk heeft afgerond, dan kan dit nog terug gedraaid worden. Bij elke taak die is afgerond verschijnt een reset-knop op dezelfde plaats waar de afrondknop stond. De gebruiker kan dit zelf weer aanpassen.
• Voor het gereed melden:

• Na het gereed melden: