CSV-import personeelsmutaties

Technisch formaat

CSV (UTF-8) met ; als scheidingsteken.

Algemene aanwijzingen

1. Als een veld optioneel is mag deze leeg zijn maar de kolom moet aanwezig zijn.
2. Voor teamcodes, functiecodes en personeelsnummers kunnen voorloopnullen gebruikt worden. Deze moeten consistent zijn in alle bestanden. Als de functiecode in het bestand functies ‘000332’ is, dan moet de functiecode in het medewerkersbestand ook ‘000332’ zijn en niet ‘332’. Dit geldt dus voor alle coderingen!

Bestand 1 – Organisaties

Kolom	Veld/Kolomkop	Formaat	Voorbeeld	Toelichting
A	Organisatiecode	Alfanumeriek	03
B	Naam organisatie	Alfanumeriek	Socrates BV
C	Adres	Alfanumeriek	Plein 3
D	Postcode	Alfanumeriek	8025 DD
E	Plaats	Alfanumeriek	Rotterdam

Bestand 2 – Functies

Kolom	Veld	Formaat	Voorbeeld	Toelichting
A	Functiecode	Alfanumeriek	00342
B	Functienaam	Alfanumeriek	Controller

Bestand 3 – Teams

Kolom	Veld	Formaat	Voorbeeld	Toelichting
A	Teamcode	Alfanumeriek	T4534
B	Teamnaam	Alfanumeriek	Loonadministratie
C	Personeelsnummer manager	Alfanumeriek	00024124
D	Organisatiecode	Alfanumeriek	03	Identiek aan code in bestand organisaties
E	Personeelsnummer HR-adviseur	Alfanumeriek	00024139	optioneel

Bestand 4 – Medewerkers

Kolom	Veld	Formaat	Voorbeeld	Toelichting
A	Personeelsnummer	Alfanumeriek	00323535
B	Voornaam	Tekst	Karel	Roepnaam
C	Achternaam	Tekst	van der Steen	Volledige achternaam
D	Geslacht (m/v)	Tekst	m	optioneel
E	E-mailadres	E-mail	karel@socrates.nl	zakelijk adres
F	Indienst datum	dd-mm-jjjj	12-01-2019
G	Geboortedatum	dd-mm-jjjj	14-12-1970
H	Functiecode	Alfanumeriek	00342	Identiek aan code in functiebestand
I	Organisatiecode	Alfanumeriek	03	Identiek aan code in organisatiebestand
J	Teamcode	Alfanumeriek	T4534	Identiek aan code in teambestand
K	Personeelsnummer manager	Alfanumeriek	0034323	Alleen invullen als het niet mogelijk om in het teambestand de manager te vullen.
L	Uitdienst	dd-mm-jjjj	31-12-2022	Indien relevant

SFTP

Om de bestanden te sturen gebruik je SFTP. Je krijgt van ons de credentials voor de SFTP-connectie. We hebben van jou nodig het IP-adres vanwaar de SFTP-connectie wordt opgezet. Dit is een extra beveiligingsmaatregel.

De naamgeving voor de bestanden is bij iedere export hetzelfde (!). Of wel, dagelijks wordt de oude file overschreven met een nieuwe versie. Let op dat de encoding van bestanden UTF-8 is.

• Medewerkers.csv
• Teams.csv
• Functies.csv
• Organisaties.csv

Medewerkers die uit dienst zijn worden maximaal 30 dagen ná uitdiensttreding nog opgenomen in het bestand Medewerkers.csv. Dit om te zorgen dat bij uitval van de import een inhaalslag kan worden gemaakt.

Testimport

Als de SFTP-verbinding nog niet is opgezet en bevestigd dan stuur je een set testbestanden naar de implementatieconsultant. We accepteren en testen alleen bestanden die via een beveiligde wijze (bijvoorbeeld Zivver) worden verstuurd.