Dit artikel beschrijft hoe de koppeling tussen mijnLMS en Beaufort Online werkt en hoe deze te implementeren.
Learning API
De koppeling met Beaufort verloopt met een door Visma beschikbaar gestelde API. Specifiek wordt hier de zogenaamde Learning API voor gebruikt.
Meer informatie over deze API vind je hier en hier.
Endpoints
Van de API gebruiken we vier endpoints die elk hun eigen data-set opleveren. Voor de exacte velden verwijzen we je naar de documentatie over de API.
Employees
Dit endpoint wordt dagelijks aangeroepen en levert de mutaties op voor de medewerkers:
- Nieuw account
- Uit dienst
- Wijziging functie
- Wijziging team
- Wijziging naam
- Wijziging e-mailadres
Companies
Dit endpoint wordt dagelijks aangeroepen en levert de organisaties. Dit is de hoogste organisatorische entiteit in het LMS. Een Team/Afdeling hangt onder een Organisatie. De organisatiecode per organisatie vind je ook terug in de Employees en OrganizationUnits.
Een medewerker behoort tot één organisatie.
OrganizationUnits
Dit endpoint bevat de organisatorische eenheden, in het LMS Teams of Afdelingen genaamd. Een medewerker behoort tot één team. De teamcode vind je terug in de Employees.
Dit endpoint levert ook de leidinggevende van een team. In het LMS is dit Manager 1, of wel de direct leidinggevende van een team.
JobProfiles
Dit endpoint levert de functies. Een functie is voor iedere organisatie, er bestaat dus geen organisatiespecifieke functie, in tegenstelling tot een team (deze hangt wel onder een organisatie). De functiecode vind je terug in de Employees.
Filters
Het is mogelijk om filters toe te passen zodat niet elk record verwerkt wordt dat wordt aangeboden. Aan de Visma-kant kunnen de volgende filters worden toegepast:
- P01102- Soort Arbeidsrelatie
- P01103- Opdrachtgever
- P01104- Instelling
- P01110 – Code doelgroep
- P05041 – Selectie rubriek Domain API – Learning
Deze filters moeten door een Visma-consultant worden aangebracht.
Aan de LMS-zijde kan gefilterd worden op:
- Functiecode
- Teamcode
- Domein e-mailadres
- Dienstverband
Deze filters kunnen door een consultant van BCS Learning worden aangebracht.
Implementatie
Stapsgewijs zijn dit de implementatiestappen:
- U neemt contact op met uw accountmanager van Visma voor het afsluiten van en (aanvullende) overeenkomst voor het gebruik van de API. Hier kunnen (terugkerende) kosten aan verbonden zijn. De account manager kan meer vertellen.
- U doet hetzelfde bij BCS Learning.
- Visma bericht BCS Learning, al dan niet via u, dat er een zogenaamde APP-registratie kan plaatsvinden in het Visma Developer Portaal. Deze app zorgt voor een unieke identificatie van de koppeling tussen uw LMS en uw Visma-systeem.
- BCS Learning registreert de APP en geeft de kenmerken aan Visma. Zijn activeren de APP voor daadwerkelijk gebruik en passen eventueel genoemde filters toe.
- BCS Learning configureert de koppeling in het LMS en past eventuele filters toe.
- U ontvangt een viertal Excel-lijsten: functies, teams (met leidinggevenden) en organisaties. Deze data komt uit Visma en u wordt gevraagd om de juistheid en volledigheid te controleren. Wellicht moeten filters worden aangescherpt.
- Als de data gevalideerd is wordt de koppeling enkele dagen voor of na Go Live geactiveerd en zal dagelijks (’s nachts) draaien.
Beperkingen
- Een medewerker kan slechts tot één team behoren. Als de medewerker tot meerdere teams behoort mag Employees slechts één record meegeven, namelijk diens primaire team of het team met het hoogste FTE.
- Dit geldt ook voor de functie.
Specifieke processen
- Nieuwe medewerker. Een nieuwe medewerker leidt mogelijk tot een automatische toewijzing van één of meerdere leerpaden. De medewerker ontvangt een e-mail met een introductie van het LMS en mogelijk aanvullende e-mails met toegewezen leerpaden.
- Uitdienst. Indien een medewerker uitdienst gaat stuurt Employees een uitdienstdatum mee. Deze datum wordt vastgelegd. Wanneer de datum bereikt is zal het LMS het account automatisch uitdienst zetten en worden toekomstige klassikale opleidingen geannuleerd.
- Wijziging adres. Als een medewerker diens personeelsnummer behoudt maar een ander adres krijgt, zal het e-mailadres gewijzigd worden.
