Achtergrond
Met annuleren wordt bedoeld het ongedaan maken van een inschrijving op een klassikale trainingen. Met deze functie maak en beheer je zogeheten annuleringsmethoden.
Een annuleringsmethode bestaat uit de condities waaronder een medewerker wel of niet een klassikale inschrijving mag annuleren.
Kenmerken
- Je kunt een onbeperkt aantal methoden aanmaken.
- Wanneer je een training plant op de kalender kies je een annuleringsmethode. Wanneer iemand annuleert geldt die gekozen methode.
- Je kunt de methode wijzigen wanneer je wil, annuleringen gaan dan volgens de nieuwe methode.
- Kies je geen methode bij het plannen van een training, dan kan iedereen zonder meer annuleren.
Werkwijze
Ga naar Instellingen > Annuleren en klik op [Toevoegen]. Je ziet drie tabjes.
Tab “Activering en tekst”
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Naam | Geef een titel voor de methode. |
| Termijn | Geef een termijn voor de methode. Deze termijn is het aantal dagen voor de eerste cursusdag. |
| Actief | Bij het aanvinken geef je aan dat deze zichtbaar is tijdens het plannen |
| Annuleringstekst | Geef de annuleringstekst. Zie voorbeelden. |
| Tekst geen annulering mogelijk (na update) | Deze tekst wordt getoond wanneer er geen annuleringsknop verschijnt omdat de voorwaarden dat niet toestaan |
| Toestemming manager | Activeer deze optie om de manager (Manager 1 in Teams) toestemming te laten geven voor de annulering. De manager ontvangt een e-mail om de annulering te bevestigen. Na bevestiging wordt de inschrijving per direct geannuleerd en de deelnemer wordt geinformeerd. |
Tab “Binnen termijn (Rood)”
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Annuleren toestaan | Selecteer of je toestaat dat tussen de termijn en de aanvangsdatum geannuleerd mag worden. |
| Annuleringskosten | Geef een vast bedrag dat moet worden geadministreerd als annuleringskosten als je binnen de termijn annuleert. Je vindt de kosten terug in het rapport “Annuleringskosten”. |
| Cursusprijs belasten | Als je in plaats van een vast bedrag de volledige cursusprijs wilt belasten selecteer je hier “Ja”. Laat het veld Annuleringskosten leeg. |
| Budgetmutatie? |
Tab “Buiten termijn (Groen)”
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Annuleren toestaan | Selecteer of je toestaat dat voor de termijn en de aanvangsdatum geannuleerd mag worden. |
| Annuleringskosten | Geef een vast bedrag dat moet worden geadministreerd als annuleringskosten als je binnen de termijn annuleert. Je vindt de kosten terug in het rapport “Annuleringskosten”. |
| Cursusprijs belasten | Als je in plaats van een vast bedrag de volledige cursusprijs wilt belasten selecteer je hier “Ja”. Laat het veld Annuleringskosten leeg. |
| Budgetmutatie? |
Voorbeeld
In onderstaand voorbeeld mag je altijd annuleren, maar doe je dat binnen 7 dagen tot de aanvangsdatum, dan wordt 75 euro aan annuleringskosten berekend.
Als je als beheerder een inschrijving annuleert bepaal jij zelf of annuleringskosten moeten worden berekend als daar volgens de methode van die cursus sprake van is.
