Dit artikel beschrijft de boardingsprocessen- en mogelijkheden in mijnLMS. Voor nu beperken we ons tot preboarding. De overige boardingsprocessen volgen in een latere update van het artikel.
Definities
- Preboarding is de periode vanaf het moment dat de medewerker diens contract tekent c.q. de arbeidsovereenkomst aangaat tot diens eerste werkdag. Het preboardingsproces kenmerkt zich door het verstrekken van informatie aan een medewerker die het onboardingsproces efficiënter maakt, maar ook door het (digitaal) uitvragen van informatie die niet tijdens het wervingsproces is aangeleverd, maar wel nodig is voordat de medewerker start met diens eerste werkdag. In het preboardingsproces heeft de medewerker doorgaans niet of zeer beperkt toegang tot de systemen van de nieuwe werkgever.
- Onboarding is de periode die start op de eerste werkdag van een medewerker. Er is geen vastomlijnde einddatum voor een onboarding. Sommige organisaties hanteren dertig dagen, honderd dagen of zelfs een volledig jaar. Het onboardingsproces kenmerkt zich door het (geautomatiseerd) verstrekken van leermiddelen en informatie waardoor de medewerker zo snel en effectief mogelijk ingewerkt is en waarde kan toevoegen aan het lopende proces.
- Offboarding is de periode vanaf het moment dat een medewerker diens arbeidsovereenkomst opzegt tot en met de laatste werkdag. Na diens laatste werkdag heeft de medewerker doorgaans geen toegang meer tot de systemen van de werkgever.
- Reboarding is het proces dat een medewerker na het verlaten van de organisatie terugkomt en een nieuwe arbeidsovereenkomst aan gaat.
Boarding in het LMS
Zowel voor preboarding als onboarding geldt dat het LMS wordt ingezet om de medewerker van informatie te voorzien. Primair worden hiervoor de leerpadenfuncties gebruikt zodat je de medewerker kan voorzien in:
- Instructies en documentatie in de vorm van QuickLearnings (Office 365, Youtube, Vimeo, PDF).
- Online trainingen (bijvoorbeeld gedragscode, IT-security awareness).
- Taken. Vrij te omschrijven opdrachten met toelichting en bijlagen.
- Klassikale trainingen, bijvoorbeeld welkomstdagen voor nieuwe medewerkers.
Preboarding in het LMS
Wie geen specifieke preboarding-tool gebruikt, kan het LMS gebruiken om dit proces te faciliteren, waarbij moet worden opgemerkt dat AVG-gevoelige informatie van medewerker naar werkgever moet worden vermeden. Wil je het LMS wél gebruiken voor deze categorie bijzondere gegevens, wees dan bewust van een vrijwel zeker noodzakelijke aanpassing van de verwerkersovereenkomst en het opnieuw moeten uitvoeren van een DPIA.
De medewerker is nog niet toegevoegd aan het personeelssysteem en heeft toegang tot een beperkte selectie content
Niet aanwezig in het personeelssysteem betekent geen personeelsnummer en doorgaans ook geen zakelijk e-mailadres. Technisch gezien bestaat de medewerker nog niet.
Om te voorkomen dat een medewerker in het preboardingsproces toegang heeft tot content die pas in het onboardingsproces relevant is, kun je een specifieke doelgroep maken. Je gebruikt de bestaande doelgroepen om de doelgroep voor ‘preboarders’ uit te sluiten van content. In de meeste gevallen is een Organisatie de beste keuze, want het geeft het minste werk bij het inrichten van restricties.
- Je maakt een organisatie bij Instellingen -> Organisaties. Gebruik dezelfde instellingen van de organisatie als bij de hoofdorganisatie.
- Maak één team ‘Preboarders’ in Instellingen > Teams en koppel deze aan de nieuwe organisatie. Maak jezelf manager van dit team.
- Maak één functie ‘Preboarder’ in Instellingen > Functie.
- Maak een leerpad Preboarders en koppel deze aan de organisatie ‘Preboarders’. Let op: dit is een gewoon leerpad, dus selecteer ‘Nee’ bij Onboarding.
- Maak een nieuw account (Intern) met het privé-adres voor de nieuwe organisatie, team en functie. Het leerpad wordt automatisch toegewezen en de preboarder ontvangt een welkomstmail én een aanvullende mail met het leerpad. Wees bewust van het feit dat e-mails naar hotmail- en gmail-adressen niet zelden in een SPAM-box terechtkomen of zelfs helemaal niet aankomen (bijvoorbeeld door volle e-mailbox of een verkeerde opgaaf van het e-mailadres).
- Gebruik restricties voor alle content waar nodig. Eventueel kan de Helpdesk je ondersteunen bij massawijzigingen.
“Mergen” is de term die wordt gebruikt in het LMS als alle gegevens van een account worden gekopieerd naar een nieuw account. Het oude account verdwijnt na de merge automatisch. Alle opleidingshistorie, leerpaden etc. zijn nu gekoppeld aan het nieuwe account.
Mergen kan door het systeem automatisch worden gedaan, onder de voorwaarde dat het personeelsnummer voor zowel het nieuwe als oude account is ingevuld in het LMS en gelijk is, en het e-mailadres afwijkt (het oude heeft een privé-adres en het nieuwe account een zakelijk adres).
Zonder personeelsnummer en een afwijkend e-mailadres kan het LMS niet automatisch mergen, wordt een nieuw account gemaakt en blijft het te vervallen account ongemoeid staan. Alle opleidingshistorie en leerpaden blijven aan het oude account gekoppeld.
Omdat je geen personeelsnummer en e-mailadres hebt kan het LMS een account niet automatisch ‘mergen’ als het account in het personeelssysteem is toegevoegd. In het onwaarschijnlijke geval dat je wel een personeelsnummer hebt, bijvoorbeeld omdat de medewerker wel is toegevoegd aan het personeelssysteem maar met te weinig gegevens of filters die zorgen dat het niet automatisch meekomt naar het LMS, vul het nummer dan altijd in in het profiel van de medewerker! Het mergen gebeurt dan automatisch.
Als de medewerker een nieuw account ontvangt via het personeelssysteem, dan moet je als beheerder zelf de functie Merge Gebruiker starten en uitvoeren. Je hoeft geen onboardingsleerpad toe te wijzen of een functiegerelateerd leerpad, dat doet het LMS automatisch.
Wie voor boarding externe apps én het LMS gebruikt, wordt geadviseerd om het preboardingsproces te laten faciliteren door de externe app en het onboardingsproces door het LMS.
Gebruik de externe app voor het verstrekken van primaire informatie en het verzamelen van AVG-gevoelige data zoals kopie identiteitsbewijzen, verzekeringsinformatie, contactpersonen bij calamiteiten en beperkte medische informatie die de werkgever moet/mag weten.
De medewerker zit nog niet in het personeelssysteem maar mag (al) bij alle bestaande content
- Maak een nieuw account voor de hoofdorganisatie en geef de medewerker de toekomstige functie. Als er leerpaden gekoppeld zijn aan die functie en je wilt niet dat de preboarder deze al krijgt, maak/selecteer dan de functie ‘Preboarder’. Ook hier geldt, heb je toevallig al het personeelsnummer, vul deze dan in!
- Wat voor de functie en het leerpad geldt, geldt ook voor het team. Als er leerpaden gekoppeld zijn aan het team en je wilt niet dat de preboarder deze al krijgt, maak/selecteer dan het team ‘Preboarder’.
Houd er rekening mee dat als je een preboarder aan een bestaand team toewijst, de manager van dit team de preboarder in alle overzichten te zien krijgt.
