Wat is xChange?

xChange is een module van mijnLMS. Het primaire doel van de module is om catalogus- en kalender-items en inschrijvingen/annuleringen automatisch uit te wisselen tussen twee of meerdere mijnLMS-systemen.

Wanneer gebruik je xChange?

xChange is bedoeld voor overkoepelende organisaties die klassikale trainingen organiseren voor aangesloten partnerorganisaties die (in beginsel) ook mijnLMS gebruiken. Denk hierbij aan mobiliteitscentra of brancheverenigingen.

Hoe werkt het?

In een xChange-omgeving is er sprake van één ‘Master’ (ook wel ‘Hub’ genoemd) en één of meerdere satellieten. Zowel de Hub als de Satelliet is een mijnLMS-systeem. In beide systemen worden een aantal kenmerken vastgelegd, bijvoorbeeld een unieke en geheime sleutel waarmee beide systemen weten wie ze zijn en met elkaar kunnen communiceren.

Een nieuwe cursus in de catalogus

Wanneer de Hub een cursus in de eigen catalogus plaatst, zal de cursus automatisch naar het LMS van de satellieten worden gestuurd. De beheerder van de satelliet krijgt een e-mail dat een nieuwe cursus is ontvangen. Hij of zij kan deze naar eigen inzicht activeren of negeren. Bij activering staat de cursus (in beginsel) voor alle medewerkers zichtbaar in de catalogus. De beheerder kan desgewenst het item aanpassen, bijvoorbeeld restricties om de groep te beperken die het item in de catalogus mag zien.

Wanneer een medewerker van een satelliet zijn of haar interesse in een cursus vastlegt met de interesseknop, dan wordt deze interesse ook (automatisch) in het Hub-systeem vastgelegd. Dit betekent dat wanneer de Hub de training plant, de medewerker van de satelliet een mail ontvangt dat een training gepland is.

De training wordt gepland

Wanneer de Master een training plant, zal de planning met alle kenmerken (cursusdagen, locaties et cetera) automatisch in de satellietsystemen geplaatst worden. Ook hier krijgt de beheerder eerst een e-mail en kan deze het item activeren. 

Een groot verschil met een eigen training is dat de beschikbare plaatsen voor een training afhankelijk zijn van inschrijvingen van mogelijkerwijs heel veel andere organisaties. Het aantal beschikbare plaatsen wordt daarom bij het opvragen van de cursusdetails ‘real-time’ opgehaald van de Master. 

Een medewerker schrijft zich in

Een medewerker van een satelliet kan zich inschrijven voor een cursus die afkomstig is van de Hub. Dat doet hij of zij in het eigen LMS. De inschrijving wordt automatisch in het eigen systeem én in die van de Hub geboekt. De bevestiging komt in dit geval van het systeem van de Hub (!). Hetzelfde geldt voor evaluatieverzoeken, intakes e.d.

Vanzelfsprekend geldt voor een inschrijving door een beheerder of leidinggevende hetzelfde principe.

De inschrijving wordt geannuleerd

Wanneer een medewerker annuleert in het eigen systeem, zal de annulering automatisch in het Hub-systeem verwerkt worden. Ook als de Hub een inschrijving annuleert wordt de inschrijving in het satelliet-systeem geannuleerd.

Van Satelliet naar Hub

In het xChange proces is het ook mogelijk dat de satelliet content naar de Hub stuurt. De satelliet doet dit om bijvoorbeeld een aantal plaatsen voor een training beschikbaar te stellen aan de andere satellieten of gebruikers van een Hub. Het proces werkt op dezelfde wijze als omschreven, maar dan de omgekeerde weg. 

Beperkingen

De navolgende beperkingen gelden voor het xChange-proces:

• Het is niet mogelijk tijdslots te distribueren.
• Het is niet mogelijk e-learningmodules (LTI of SCORM) te distribueren.
• Het is (nog) niet mogelijk om organisatiespecifieke prijzen te distribueren.
• Het xChange proces werkt met één Hub en een onbeperkt aantal satellieten. Er kunnen dus geen meerdere Hubs zijn.
• Het is niet mogelijk om een ontvangen item (catalogus of planning) verder te distribueren naar andere partners binnen het xChange-netwerk.
• Het is niet mogelijk tussen satellieten te communiceren. Alles gaat via de Hub.