Met deze functie importeer je historische gegevens, namelijk gevolgde klassikale trainingen en voortgang van E-Learnings. In dit artikel lees je wat je moet voorbereiden voor een succesvolle import en hoe je de import uitvoert.
Catalogus-items
Voor ieder historisch record moet een catalogus-item aanwezig zijn.
Voorbeeld: Medewerker X heeft op 23-12-2020 een BHV-training gevolgd. De BHV-training bestaat nog niet in de catalogus. Je moet deze training eerst aanmaken in de catalogus. Je mag de training op ‘Niet tonen’ zetten als deze training niet meer actueel is. Laat de training wel op ‘Actief’ staan.
Bestaat de training al in de catalogus, dan hoef je niets te doen. Je hebt later het ID nodig van de training.
Kwalificaties / Certificering
Als de training een certificering opleverde of een erkend diploma, controleer dan of dit diploma aanwezig is in Instellingen > Diploma’s met de juiste geldigheidsduur in dagen. Zorg er aansluitend voor dat het diploma is opgegeven in het catalogus-item onder het tabje ‘Resultaat’.
Excel
Het Excelsheet heeft drie kolommen:
Kolom A: Personeelsnummer van de medewerker.
Kolom B: Het ID van het catalogus-item (zie Beheer > Catalogus > Lijst/Wijzigen).
Kolom C: De datum van de laatste cursusdag voor een klassikale training of de datum waarop de e-learning succesvol is afgerond (DD-MM-JJJJ).
Voor een e-learning geldt dat een score van 100% wordt vastgelegd met de status ‘Afgerond’.
Het uitvoeren van de import
- Ga naar Beheer > Instellingen > Import Historie.
- Klik op [Bestand kiezen] en selecteer de excel van je computer.
- Klik op [Importeren].
Wacht op bevestiging en controleer (steekproefgewijs) het resultaat met:
- Import log in hetzelfde scherm (zie menu).
- Rapportages > Inschrijvingen details.
- Rapportages > Kwalificaties.
- Rapportages > Online Training.
