Je kunt inschrijvingen voor klassikale trainingen en aanvragen voor individuele opleidingen laten goedkeuren door een functionaris of meerdere functionarissen.
Functionarissen
Hieronder worden de functionarissen genoemd die een rol (kunnen) spelen in het goedkeuringsproces.
(Team) Manager
De manager is de direct leidinggevende van een team/afdeling. Je legt deze vast in Instellingen > Teams. Selecteer een team en klik op [Aanpassen].
De goedkeuringsworkflows waar je deze functionaris kunt kiezen zijn:
- Team Manager
- Team Manager > Unit Manager
- Team Manager > HRM-adviseur
- Team Manager > Unit Manager / HRM-adviseur
- Budgethouder > Team Manager
- Team Manager > Budgethouder > HRM-adviseur
De manager die je hier selecteert krijgt automatisch het menu ‘Manager’ in diens persoonlijk dashboard.
Budgethouder
De budgethouder is een manager die een aanvraag financieel kan beoordelen. Maar je kunt iedere definitie naar eigen inzicht aan deze functionaris geven. Je legt deze vast in Instellingen > Teams. Selecteer een team en klik op [Aanpassen].
De budgethouder die je hier selecteert krijgt automatisch het menu ‘Manager’ in diens persoonlijk dashboard.
- Budgethouder
- Budgethouder > HRM-adviseur
- Budgethouder > Team Manager
- Team Manager > Budgethouder > HRM-adviseur
HRM-adviseur
Ieder team kan een eigen HRM-adviseur hebben. Let wel, de HRM-adviseur is niet persé een beheerder van het LMS. Je legt deze vast in Instellingen > Teams. Selecteer een team en klik op [Aanpassen].
De adviseur die je hier selecteert krijgt automatisch het menu ‘Manager’ in diens persoonlijk dashboard.
- HRM-adviseur
- Team Manager > HRM-adviseur
- Team Manager > Unit Manager / HRM-adviseur
- Team Manager > Budgethouder > HRM-adviseur
- Budgethouder > HRM-adviseur
Unit Manager
Ieder team, met uitzondering van de directie (als die er is) heeft een bovenliggend team, of wel een team die in de organisatiestructuur hiërarchisch boven het team is gepositioneerd. De eerste manager van dit bovenliggende team is de Unit Manager.
- Unit Manager
- Team Manager > Unit Manager
- Team Manager > Unit Manager / HRM-adviseur
Wil je gebruik maken van deze functionaris dan is vereist:
- Dat ieder team een bovenliggende eenheid heeft.
- Dat die bovenliggende eenheid een manager heeft (de eerste manager).
Het proces
- Je selecteert in het plan-item een goedkeuringsworkflow in het tabje “Goedkeuring”. In de details van het plan-item kan men zien dat inschrijving goedkeuring vereist.
- Een medewerker schrijft zich in en krijgt in het scherm de melding dat de inschrijving is gedaan, maar wacht op goedkeuring.
- De eerste functionaris in de gekozen goedkeuringsflow krijgt een e-mail met een link naar het goedkeuringsscherm. Hier kan de functionaris goedkeuren of afwijzen.
- Als deze functionaris op [Goedkeuren] klikt krijgt de volgende functionaris in de goedkeuringsworflow dezelfde e-mail met een goedkeuringsverzoek.
- Als deze functionaris de enige of laatste in de goedkeuringsworkflow is de inschrijving bij goedkeuring definitief en krijgt de medewerker een bevestiging per e-mail.
- Als deze functionaris afwijst moet deze een reden opgeven. De procedure wordt meteen afgebroken en de medewerker krijgt een e-mail met de annuleringsbevestiging.
Als één van de functionarissen de inschrijving afwijst, wordt de procedure afgebroken. Het doet er niet toe of deze persoon de eerste, tweede of laatste persoon is in de procedure.
Een afwijkende procedure voor een team
De goedkeuringsprocedure die je kiest in het plan-item geldt in principe voor iedereen. Je kunt voor een team een afwijkende goedkeuringsprocedure kiezen.
Voorbeeld: Je hebt in het plan-item gekozen voor de procedure Manager > HRM-adviseur. De manager van Team X vindt het onwenselijk dat de HRM-adviseur van diens team een rol speelt bij het goedkeuren van inschrijvingen.
Start de functie Instellingen > Teams en selecteer bij het veld ‘Workfkow goedkeuring’ de gewenste procedure. Klik op [Bewaren en Terugkeren] om de wijziging op te slaan.
